Elektronické schvalování dokladů

je modul pro vytváření nákupních objednávek a jejich schvalování. Tento modul vychází z korporátních postupů pro řízení nákupu a dodržení rozpočtu. Každý uživatel, který má do tohoto modulu přístupové oprávnění, může založit novou nákupní objednávku, která po uložení nastaví až 4 úrovně schvalovatelů podle vámi definovaných pravidel. Každému uživateli můžete nastavit jeho přímého nadřízeného jako schvalovatele pro první úroveň, finančního ředitelete pro další úrověn atd. Můžete také nastavovat určité schvalovatele podle typu výdaje, kategorie, nákladového střediska. Takže např. každá marketingová objednávka půjde vždy na marketingového ředitele. Pro každou úroveň si sami nastavíte limity od kterých se schvalovatelé doplňují.

Vytvoření nové objednávky

Vytvoření nákupní objednávky

Vyplněním formuláře nákupní objednávky v se uloží do fronty záznam ke schválení, který s sebou nese údaje jako pořadové číslo, měna, typ výdaje, dodavatel, popis a položky s cenami. Na základě těchto vstupních parametrů byly automaticky doplněny až 4 úrovně schvalovatelů a bylo jim odesláno emailové upozornění o objednávce očekávající jejich schválení či zamítnutí.
Automaticke nastavení schvalovatelů

Schválování či zamítnutí

Schvalovatel si může filtrovat objenávky pouze na jeho jmeno a tak v celkovém přehledu kliknutím tyto objednávky může schválit. V náhled
Automaticke nastavení schvalovatelů

Emailová upozornění

Při vytvoření každé objednávky je automaticky generováno emailové upozornění na každého ze schvalovatelů a tak je tento proces rychlý a nic vám neuteče. Po schválení dojde k upozornění žadatale objednávky. Jakmile dochází ke každodennímu schvalování, dají se tyto emailové notifikace vypnout.
Slučování objednávek

Slučování objednávek

Pokud tvoříte během měsíce více objednávek na jednoho dodavatele a ten zašle jednu souhrnnou fakturu, máte možnost tyto objednávky sloučit. Následně vložíte fakturu právě do této nově vzniklé.
Automaticke nastavení schvalovatelů

Rozpad objednávek

Další funkcionalita je rozpad jedné objednávky na více pod-objednávek podle parametrů v položkách. Tento systém totiž umožňuje aktivovat různé vstupní parametry nejen na hlavičce objednávky, ale i na položkách. Pokud tedy v položkách vkládáte např. nákladové středisko, je možné udělat automatický rozpad, aby každé nákladové středisko mohl schválit jeho zodpovědný pracovník.
Kontrola duplicit

Kontrola duplicitních dokladů

Při vkládání dokladů k objednávce se vyplňují charakteristiké hodnoty dokladu a systém pohlídá duplicity.
Záznam čísel dokladů a zaúčtování

Archiv dokladů

Ke každému přiloženému dokladu se doplní základní údaje jako je datum vystavení, číslo dokladu a částka, díky kterým lze později každý doklad okamžitě dohledat. Navíc dojde k barevnému zvýraznění položky, pokud je částka dokladu vyšší nez celková částka objednávky nebo pokud je doklad účtujícím pracovníkem zastaven z důvodu neoprávněné fakturace.
Yandex.Metrica