Elektronické schvalování objednávek a faktur

Elektronické schvalování dokladů

Je modul pro vytváření nákupních objednávek a jejich schvalování. Tento modul vychází z korporátních postupů pro řízení nákupu a dodržení rozpočtu. Každý uživatel, který má do tohoto modulu přístupové oprávnění, může založit novou nákupní objednávku, která po uložení nastaví až 4 úrovně schvalovatelů podle vámi definovaných pravidel. Každému uživateli můžete nastavit jeho přímého nadřízeného jako schvalovatele pro první úroveň, finančního ředitelete pro další úrověn atd. Můžete také nastavovat určité schvalovatele podle typu výdaje, kategorie, nákladového střediska. Takže např. každá marketingová objednávka půjde vždy na marketingového ředitele. Pro každou úroveň si sami nastavíte limity od kterých se schvalovatelé doplňují.

Vytvoření nové objednávky

Vytvoření nákupní objednávky

Vyplněním formuláře nákupní objednávky se uloží do fronty záznam ke schválení, který s sebou nese údaje jako pořadové číslo, měna, typ výdaje, dodavatel, popis a položky s cenami. Na základě těchto vstupních parametrů se automaticky doplní až 4 úrovně schvalovatelů a je jim odesláno emailové upozornění o objednávce očekávající jejich schválení či zamítnutí.
Automaticke nastavení schvalovatelů

Schválování či zamítnutí

Schvalovatel si může filtrovat objednávky podle svého jména a může přiřazené objednávky schválit či zamítnout v jednom kroku ( jedno kliknutí).
Automaticke nastavení schvalovatelů

Emailová upozornění

Při vytvoření každé objednávky je automaticky generováno emailové upozornění na každého ze schvalovatelů. Po schválení dojde k upozornění žadatale objednávky, že jeho objednávka byla schválena a postupuje dále k dalšímu schválení, ke zpracování či zaúčtování. Emailové notifikace je možné vypnout.
Slučování objednávek

Slučování objednávek

V případě, že během měsíce je vytvořeno více objednávek na jednoho dodavatele a ten zasílá jednu souhrnnou fakturu, je možné tyto objednávky sloučit do jedné. Faktura se přiloží k nově vzniklé objednávce.
Automaticke nastavení schvalovatelů

Rozpad objednávek

Další funkcionalita je rozpad jedné objednávky na více pod-objednávek podle parametrů v položkách. Náš systém umožňuje aktivovat různé vstupní parametry nejen na hlavičce objednávky, ale i na položkách. Pokud se v položkách zadává např. nákladové středisko, lze udělat automatický rozpad, aby každé nákladové středisko mohl schválit jeho zodpovědný pracovník.
Kontrola duplicit

Kontrola duplicitních dokladů

Při vložení dokladů k objednávce se vyplní identifikační údaje dokladu a systém rozpozná případné duplicity.
Záznam čísel dokladů a zaúčtování

Archiv dokladů

Ke každému přiloženému dokladu se doplní základní údaje jako je datum vystavení, číslo dokladu a částka. Detailní údaje z dokladů umožní okamžité dohledání v případě potřeby. Převyšuje-li částka na dokladu celkovou částku objednávky, je takový záznam barevně odlišen. Rovněž se může stát, že je doklad účtujícím pracovníkem zastaven z důvodu neoprávněné fakturace, v takovém případě je také využito barevného zvýraznění.
Yandex.Metrica